Senin, 30 Juli 2012
In:
my education
Value For Money Audit
Audit kerja memfokuskan pemeriksaan pada tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi yang menggambarkan kinerja entitas atau fungsi yang diaudit. Kinerja suatu organisasi dinilai baik jika organisasi yang bersangkutan mampu melaksanakan tugas-tugas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada standar yang tinggi dengan biaya yang rendah. Secara teknis kinerja yang baik bagi suatu organisasi dicapai ketika administrasi dan penyedia jasa oleh organisasi yang bersangkutan dilakukan pada tingkat yang ekonomis, efisien dan efektif. Konsep ekonomi, efisiensi dan efektifitas saling berhubungan satu sama lain dan tidak dapat diartikan/dimaknai secara terpisah atau sendiri-sendiri. Konsep ekonomi memastikan bahwa biaya input yang digunakan dalam operasional organisasi dapat diminimalkan, konsep efisien memastikan bahwa output yang maksimal dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia, konsep efektif berarti bahwa jasa yang disediakan/dihasilkan oleh organisasi dapat melayani kebutuhan pengguna jasa dengan tepat.
Ekonomi mempunyai arti biaya terendah, sedangkan efisiensi mengacu pada rasio terbaik antara output dengan biaya (input). Pada audit ekonomi dan efisiensi, ukuran output idealnya dispesifikasikan oleh organisasi yang bersangkutan dan ukuran tersebut digunakan untuk mengukur kinerja manajemen. Prosedur untuk melakukan audit ekonomi dan efisiensi sama dengan jenis audit yang lainnya. Secara umum, tahapan-tahapan audit yang dilakukan meliputi perencanaan audit, me review sistem akuntansi dan pengendalian intern, menguji sistem akuntansi dan pengendalian intern, melaksanakan audit dan menyampaikan laporan. Audit ekonomi dan efisiensi bertujuan untuk menentukan:
1.
Apakah
suatu entitas telah memperoleh, melindungi dan menggunakan sumberdayanya
(seperti karyawan, gedung, ruang dan peralatan kantor) secara ekonomis dan
efisien.
2.
Penyebab
terjadinya praktik-praktik yang tidak ekonomis atau tidak efisien, termasuk
ketidakmampuan organisasi dalam mengelola sistem informasi, prosedur
administrasi, dan struktur organisasi
Efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan. Audit efektivitas (audit program) bertujuan untuk menentukan:
1.
Tingkat
pencapaian hasil atau manfaat yang diinginkan
2.
Kesesuaian
hasil dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya
Meskipun
efektifitas suatu program tidak dapat diukur secara langsung, ada beberapa
alternatif yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pelaksanaan suatu program
yaitu proksi untuk mengukur dampak/pengaruh, evaluasi oleh konsumen, dan
evaluasi yang menitikberatkan pada proses bukan hasil.
Value for money
audit secara umum mempunyai tiga kategori kegiatan yaitu “By product” VFM work,
an “Arrangement Review”, dan Performance Review. Prasyarat-prasyarat yang harus
dipenuhi dalam audit kinerja yaitu auditor, auditee, recipent; hubungan akuntabilitas
antara auditee dan audit recipent; independensi antara auditor dan auditee;
pengujian dan evaluasi tertentu atas aktivitas yang menjadi tanggung jawab
auditee oleh auditor untuk audit recipent. Secara umum, ada dua prosedur utama
untuk melaksanakan praktik auditing terhadap kinerja organisasi secara
komprehensif yaitu management and technical review dan special studies.
Sejauh ini,
audit kinerja terhadap lembaga-lembaga pemerintah di Indonesia dilakukan dengan
berpedoman pada Standar Audit Pemerintah (SAP) yang dikeluarkan oleh Badan
Pemeriksa Keuangan (BPK) tahub 1995. Standar yang menjadi pedoman dalam audit
kinerja terhadap lembaga pemerintah menurut Standar Audit Pemerintah adalah
Standar Umum, Standar Pekerjaan Lapangan Audit Kinerja, dan Standar Pelaporan
Audit Kinerja. Pengawasan dilakukan oleh pihak diluar eksekutif, pengendalian
dilakukan oleh pihak eksekutif, dan pemeriksaan dilakukan oleh pihak yang
independen.
Rabu, 25 Juli 2012
In:
my education
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Sistem informasi merupakan satu kesatuan
unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan
pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusiannya. Eksekutifmerupakan
pelaksana/yang bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi.Contoh,
direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur bagian.
Jika tidak ada Sistem
Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk
akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para
eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang
berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari
tugas tersebut.
Faktor -
faktor penentu keberhasilan penerapan Sistem Informasi Eksekutif
1.
Sponsor Eksekutif
Yang mengerti dan berkomitmen
eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif Sistem
Informasi Eksekutif agar mampu menorong penerapan Sistem Informasi Eksekutif
diperusahaan.
2.
Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif
terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain
sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk
memastikan pelaksanaan pekerjaaan.
3.
Staf Jasa Informasi Yang Sesuai
Harus tersedia spesialis
informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara
eksekutif menggunakan sistem tersebut.
4.
Teknologi Informasi Yang Sesuai
Penggunakan teknologi
informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau
kurang.
5.
Manajemen Data
Tidak hanya untuk
menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran
dari data dan informasi yang dihasilkan.
6.
Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis
Sebagian besar Sistem
Informasi Eksekutif yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang
spesifik berkaitan dengan bisnis.
7.
Manajemen Atas Penolakan Organisasi
Jika eksekutif menolak
menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan
mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk
penerapannya.
8.
Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System
Jika manajer tingkat atas
mulai menerima informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat
bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi
masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah
tersebut tidak terkendali.
Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut :
1.
Executive-friendly, sesuai
dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif.
Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
2.
Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur
atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
3.
Memiliki on-line help.
4.
Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal
kecepatan.
5.
Graphic-oriented dan
dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.
Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
2. Mudah digunakan.
3. Memiliki kemampuan drill down.
4. Mendukung kebutuhan data eksternal.
5. Dapat
membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
6. Memiliki orientasi masa depan.
Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif :
1. Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari
rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.
2. Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif
untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman
data.
3. Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda.
Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current
budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke
rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.
4. Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka
panjang, misalnya lima tahun ke depan.
5. Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat
dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya,
Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat
dibandingkan dengan data perusahaan.
6. Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus
dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang
didefinisikan oleh eksekutif.
Langkah -langkah pengimplementasian Sistem Informasi Eksekutif, yaitu :
1. Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.
2. Membuat prototipe
Sistem Informasi Eksekutif, membuat desain eksperimen dari seluruh atau
sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool
tertentu.
3. Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap
tahap pengembangan.
4. Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll). Sebelum membuat
keputusan, eksekutif perlu berdiskusi dengan staff untuk meminta pendapat dari
pihak-pihak yang dipengaruhi oleh keputusan yang akan dibuat. Dengan demikian
dapat juga dianalisis kemungkinan adanya alternatif keputusan. Setelah membuat
keputusan, eksekutif perlu melakukan sosialisasi dan follow-up. Otomatisasi kantor mendukung untuk kedua hal tersebut di
atas.
1. Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan
perhitungan secara kompleks.
2. Perusahaan akan berfikir dua kali untuk membuat
suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat biaya pembuatan Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.
3. Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja
Sistem Informasi Eksekutif itu sendiri yang dianggap sebagai
suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam
perusahaan. Sebenarnya Sistem Informasi Eksekutif hanya melakukan peringkasan data
dari sistem basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak
reliable atau memiliki struktur yang buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh
sistem Sistem Informasi Eksekutif pun tidak memiliki kualitas yang
baik.
4. Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar
data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa
laporan Sistem Informasi Eksekutif yang diterima sudah usang, atau
tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki terintegrasi dengan
sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan
dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki tidak terintegrasi
dengan sistem basis datanya, maka mekanisme yang harus dijaga adalah
keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis data dengan modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada, baik secara manual maupun
dibantu dengan program komputer.
5. karena modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada terlampau sederhana (tidak
banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features)
sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang
terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang
sangat cepat.
Langganan:
Postingan (Atom)