SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya. Eksekutifmerupakan pelaksana/yang bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi.Contoh, direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur bagian.

Jika tidak ada Sistem Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

 

Executive Information System (EIS) disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) atau Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.Sistem informasi eksekutif merupakan suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

Faktor - faktor penentu keberhasilan penerapan Sistem Informasi Eksekutif

1.     Sponsor Eksekutif

Yang mengerti dan berkomitmen eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif Sistem Informasi Eksekutif agar mampu menorong penerapan Sistem Informasi Eksekutif diperusahaan.

2.     Sponsor Operasi

Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan.

3.     Staf Jasa Informasi Yang Sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.

4.     Teknologi Informasi Yang Sesuai

Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

5.     Manajemen Data

Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

6.     Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis

Sebagian besar Sistem Informasi Eksekutif yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.

7.     Manajemen Atas Penolakan Organisasi

Jika eksekutif menolak menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

8.     Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System

Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

 

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut :

1.     Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

2.     Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.

3.     Memiliki on-line help.

4.     Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.

5.     Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.     Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

2.     Mudah digunakan.

3.     Memiliki kemampuan drill down.

4.     Mendukung kebutuhan data eksternal.

5.      Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

6.     Memiliki orientasi masa depan.

Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif :

1.     Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.     Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.     Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.     Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.     Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.     Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Langkah -langkah pengimplementasian Sistem Informasi Eksekutif, yaitu :

1.     Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.

2.     Membuat prototipe Sistem Informasi Eksekutif, membuat desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu.

3.     Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap tahap pengembangan.

4.     Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll). Sebelum membuat keputusan, eksekutif perlu berdiskusi dengan staff untuk meminta pendapat dari pihak-pihak yang dipengaruhi oleh keputusan yang akan dibuat. Dengan demikian dapat juga dianalisis kemungkinan adanya alternatif keputusan. Setelah membuat keputusan, eksekutif perlu melakukan sosialisasi dan follow-up. Otomatisasi kantor mendukung untuk kedua hal tersebut di atas.

Kelemahan Sistem Informasi Eksekutif

1.     Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.

2.     Perusahaan akan berfikir dua kali untuk membuat suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat biaya pembuatan Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.

3.     Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja Sistem Informasi Eksekutif itu sendiri yang dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Sebenarnya Sistem Informasi Eksekutif hanya melakukan peringkasan data dari sistem basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem Sistem Informasi Eksekutif pun tidak memiliki kualitas yang baik.

4.     Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan Sistem Informasi Eksekutif yang diterima sudah usang, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki terintegrasi dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki tidak terintegrasi dengan sistem basis datanya, maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis data dengan modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada, baik secara manual maupun dibantu dengan program komputer.

5.     karena modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada terlampau sederhana (tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang sangat cepat.